従業員情報の更新(組織変更がある場合)
昨年度紐づけた社員情報(所属)の適用終了日を、変更する組織図が適用開始される以前に設定します
組織情報、事業場情報の更新(組織変更、事業場改廃及び変更があった場合)
・組織改編等による組織変更がある場合は、組織変更が行われる日時に注意して新しい組織の作成、更新を行います
・事業場改廃、分析を行う事業場に変更があった場合はデータ取込により更新を行います
③ ステップ3
従業員情報の設定
前回(昨年度)実施後、新規登録した従業員の社員情報と②で登録、更新した組織情報の紐づけを行います
ストレスチェック設定
制度担当者アカウントでBPFにログインして、ストレスチェックの内容や対象者の設定等を行います
※組織変更、事業場改廃及び変更があった場合に以下を実施してください
BPFにログインして、新しい組織図の登録、事業場の登録を行います
ア) 組織マスタ(組織図)の登録
イ) 事業場マスタ(事業場)の登録
組織変更があって新たな組織に変更する場合は、以下の方法で新たに組織図を作成して「適用開始年月日」
で新組織が開始される日を設定します
a) 新たな組織を作成する場合は、現行組織は新たな組織の適用開始年月日をもって終了となります
b) 現行組織の一部が変更になった場合(現行組織から一部の部署名を変更する程度の修正)は、修正後の
組織を確定した時点で適用開始されます (更新前の履歴は残りませんのでご注意ください)
a) 新たな組織を作成する
【BPF】にアクセスしてログインします。 https://bopf.benefit-one.inc/
① 【管理メニュー】タブを押下します
② 人事管理メニュー内【組織管理】を押下します
新規に組織図を作成する方法は以下2通りの方法があります
① BPFに直接入力する方法
② データ取込で作成する方法
① BPFに直接入力する方法
【新しい組織図を作成】を押下します
①適用開始年月日を入力します
※現行組織情報、所属情報の適用終了日以降の日付を入力します
②【反映】を押下します
「反映処理実行中」が表示されます (※処理終了までに時間がかかる場合があります)
組織ランクを変更する
◇組織ランクに変更があった場合
組織一覧のなかから設定開始した世代(例では世代5)の「組織ランク」、「編集」を押下します
◆現在登録済の組織ランクの名称を変更する場合
変更する階層(例:チームを課に変更)を押下します
組織階層を「チームから課」に変更して【反映】を押下します
チームから「課」に更新されていることが確認できたら【一時保存】を押下します
「一時保存が正常に終了しました。」が表示されていることが確認できたら【戻る】を押下します
組織体制を変更する
◇組織体制に変更があった場合
組織一覧のなかから設定開始した世代(例では世代5)の「組織体制」、「編集」を押下します
変更があった組織(例:第二階層のオンボーディング&BPFサポートチームをBPFサポートチームに変更)を押下します
組織名称、組織略称を変更(例:組織名称:BPFサポートチームに、組織略称:BPFサポートT)して【反映】を押下します
変更した組織名称(例:BPFサポートチームに変更)が修正されていることを確認できたら【一時保存】を押下します
「一時保存が正常に終了しました。」が表示されていることを確認できたら【戻る】を押下します
◆現在登録済の組織の配下に新しく階層を追加する場合
例:人事部配下に新たに「採用課」を作成する
追加する第二階層「人事部」下の【配下に組織ランクを追加】を押下します
追加する組織名称、組織略称、組織コード、事業場等を入力して【反映】を押下します
人事部配下の階層に「採用課」が追加されていることを確認できたら【一時保存】を押下します
「一時保存が正常に完了しました。」が表示されていることを確認できたら【戻る】を押下します
以降は、現行変更及び配下追加ともに同様の工程となります
新たに作成した世代(例:第5世代)をチェックして【確定】を押下します
◆作成途中の組織をやめて新たに組織を作成したい場合
・作成中の世代(例:第5世代)をチェックして【削除】を押下します
・最初に戻って「新しい組織図を作成する」を押下して初めの工程から開始します
これで新たな組織が作成できました
② データ取込で作成する方法
担当者ポータルサイトの管理メニュー内共通メニュー【データ取込】を押下します
「新たにデータを追加登録される方」の「登録」をチェックします
データ種別【組織情報】・【組織マスタ】を選択し【ダウンロード】を押下します
必須項目欄に〇がある項目に必要事項を入力します。(「マスタシートを参照」と記載がある項目はマスタシートを参照して記入ください)
※データ取込は差分仕様となっております
※フォーマット上では行削除が出来ませんので、データ取込に不要な情報は範囲指定をしてDeleteキー
で消してください(=空白行にする)
※空白行は詰めてしまうため、対象者情報をコピー&ペーストで入力サンプル行のすぐ下に移動させて
ください
担当者ポータルサイトの管理メニュー内共通メニュー【データ取込】を押下します
① データ取込欄でデータ種別【組織情報】・【組織マスタ】を選択し作成したファイルをドラッグ&ドロップするかファイル選択機能
から選択します
② 【取込開始】を押下します
b) 現行組織の一部を修正する
※現行組織から一部の部署名を変更する程度の修正は、修正後の組織を確定した時点で適用開始されます
(更新前の履歴は残りませんのでご注意ください)
【BPF】にアクセスしてログインします。 https://bopf.benefit-one.inc/
① 【管理メニュー】タブを押下します
② 人事管理メニュー内【組織管理】を押下します
【新しい組織図を作成】を押下します
新しい組織の適用開始日をカレンダーから選択して反映を押下します
・「反映処理が正常に完了しました」が表示されていることを確認します
・作成中組織図の修正する項目(例:組織体制)の【編集】を押下します
修正したい第二階層部(例:経営企画室)を押下します
部署名を修正(例:経営企画室→経営企画部)して【反映】を押下します
・修正した部署名(例:経営企画室→経営企画部)が反映されていることを確認します
・【一時保存】を押下します
「一時保存が正常に完了しました。」が表示されていることを確認して【戻る】を押下します
※組織ランク、組織ステータスの【編集】を押下して、登録する組織情報が正しく入力されているか
必ずご確認ください
※現行組織から一部の部署名を変更する程度の修正は、修正後の組織を確定した時点で適用開始
されます (更新前の履歴は残りませんのでご注意ください)
内容が正しければ、更新した組織図をチェックして【確定】を押下します
事業場の登録(更新)を行います
担当者ポータルの管理メニュー内共通メニュー【データ取込】を押下します
①新たにデータを追加登録される方の登録にチェックします
②データ種別【組織情報】・【事業場マスタ】を選択して【ダウンロード】を押下します
「ダウンロード中です。しばらくお待ちください。」の表示を確認して、ダウンロードが完了したらファイルを開きます。
事業場が閉鎖した場合は、過去データとしてBPF内に残す必要があるため、「更新」に「1」を入力したデータを作成します
※データ取込は差分仕様となっております
※フォーマット上では行削除が出来ませんので、データ取込に不要な情報は範囲指定をしてDeleteキー
で消してください(=空白行にする)
※空白行は詰めてしまうため、対象者情報をコピー&ペーストで入力サンプル行のすぐ下に移動させて
ください
作成した事業場マスタ用データをBPFにアップロードします
担当者ポータルの管理メニュー内共通メニュー【データ取込】を押下します
①データ取込欄でデータ種別【組織情報】・【事業場マスタ】を選択し作成したファイルをドラッグ&ドロップするかファイル選択機能から選択
します
②【取込開始】を押下します